Effiziente und kreative Teammeetings organisieren
Teammeetings sind für viele Mitarbeiter ein notwendiges Übel, für andere dagegen eine willkommene Gelegenheit, um die eigenen Fähigkeiten und Leistungen unter Beweis zu stellen. Ob eine Konferenz frustrierend und langweilig oder effizient und kreativ ist, hängt unter anderem von der Art und Weise ab, wie sie geplant und durchgeführt wird. Keine Panik, wenn Ihr Chef Sie bittet, das nächste Meeting zu organisieren. Es gibt einiges, was Sie tun können, damit die Veranstaltung nicht zur Zeitverschwendung wird.
Warum sind viele Meetings ineffizient?
Die meisten Menschen schätzen es, wenn eine Gesprächsrunde im Job möglichst zeitsparend verläuft. Doch oft ist das Gegenteil der Fall. Teammeetings haben als "jour fixe" in vielen Unternehmen einen festen Platz im Kalender und einen schlechten Ruf. Während so ein regelmäßiger Termin die Kommunikation und ein positives Arbeitsklima innerhalb des Teams fördern kann, ist ein jour fixe ohne feste Struktur und Agenda ineffizient und bedeutet einen Verlust an Arbeitszeit. Sobald die Mitarbeiterrunde zu einer reinen Routine verkommt, weil immer die gleichen Themen behandelt werden, wirkt sich dies negativ auf die Produktivität eines Unternehmens aus, vor allem, wenn Besprechungsteilnehmer wichtige Aufgaben und Telefonate verschieben müssen, um am Meeting teilzunehmen.
Mitarbeiterveranstaltung oder Meeting vorbereiten: Was gehört dazu?
Gute Teamrunden sparen Zeit und Ressourcen Eine Agenda stellt dabei sicher, dass alle wichtigen Themen an diesem Termin zur Diskussion stehen. Es ist ratsam, die Tagesordnung für alle auszudrucken - so haben Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Notizen zu ergänzen. Neben einer strukturierten Tagesordnung ist die Rolle eines Moderators von entscheidender Bedeutung für einen effizienten Ablauf des Teammeetings.
Ein Moderator stellt die Regeln auf und sorgt dafür, dass sämtliche Themen erörtert und alle wichtigen Meinungen dazu angehört werden. Der Job eines Moderators ist nicht immer einfach. Es gehört auch dazu, den eigenen Chef zur Ordnung zu rufen, wenn dieser weitschweifig wird oder andere unterbricht. Wer zum ersten Mal vor dieser Aufgabe steht, verspürt vielleicht Aufregung und Symptome von Lampenfieber. Es hilft, sich von übersteigerten Erwartungen zu lösen und sich gut auf die Moderation vorzubereiten.
Ein Teammeeting durch Kreativitätstechniken beleben
Eine gute Meeting-Kultur kann die Produktivität des ganzen Teams ankurbeln und zu einer besseren Zusammenarbeit führen. Leider sieht die Realität oft anders aus. Einige wenige Teilnehmer beherrschen die Diskussion, während die überwiegende Mehrheit sich langweilt und innerlich abschaltet. Ein Meeting-Moderator kann dieser unproduktiven Routine ein Ende bereiten. Für die Teamarbeit ist es förderlich, wenn Kreativitätstechniken eingesetzt werden.
- Brainstorming ist ein freies Assoziieren. Dabei werden alle Ideen aus der Gruppe zu einem bestimmten Thema gesammelt und notiert, ohne sie zu werten. Erst im Nachhinein werden die besten Ansätze herausgefiltert.
- Ein Mindmap dient als visuelle Zusammenfassung eines Themas. Von der zentralen Fragestellung lassen sich Hauptkategorien und Unterpunkte verzweigen, die von der Mitte ausstrahlen und durch die Teilnehmer ergänzt werden, bis alle Aspekte zu einer Fragestellung abgedeckt sind.
- Walt-Disney-Methode: Die Disney-Strategie basiert auf der Idee, dass Teilnehmer verschiedene Positionen einnehmen, um eine Idee oder ein Problem von allen Perspektiven aus zu betrachten. Dabei gibt es die Position des Träumers, des Realisten und des Kritikers. So wird jede Fragestellung durch alle Sichtweisen gründlich beleuchtet.
