Eventplanung in Halle – Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung
Sie planen Ihre erste Veranstaltung in Halle und fragen sich, was Sie alles beachten müssen? Wir helfen Ihnen weiter und geben Ihnen nützliche Tipps für die gelungene Eventplanung!
Wie Sie zum Eventplaner werden
Schon kleine Veranstaltungen mit nur wenig Teilnehmen sollten gründlich geplant werden, damit am Tag X auch alles glatt läuft. Sowohl für eine Hochzeit oder die eigene Geburtstagsfeier als auch für das Sportfest im Verein oder ein Festival sind gewisse Rahmenbedingungen vonnöten. Zum Beispiel müssen Sie einen Veranstaltungsort finden, ein Budget festlegen und rechtzeitig die Einladungen verschicken. Gegebenenfalls spielt auch Werbung eine Rolle.
Rechtzeitig mit der Planung beginnen
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung Ihres Events und rechnen Sie damit, dass es zwischendurch zu Problemen kommt. Wenn der Fotograf, den Sie gerne für die Hochzeit gebucht hätten, leider keine Zeit hat, müssen Sie sich um eine Alternative kümmern. Das kostet Zeit.
Grundsätzlich sollten sie bei kleinen Veranstaltungen im familiären Kreis mindestens einen Monat vorher mit der Planung beginnen. Größere Events sollten Sie hingegen schon mit vier oder sechs Monaten Vorlauf planen. Dann haben Sie auch genügend Zeit, sich die besten Veranstaltungsorte in Halle zu sichern. Manche Locations sind schnell ausgebucht, sodass es sich lohnt, frühzeitig aktiv zu werden.
Denken Sie auch daran, dass je nach Art des Events die Gäste frühzeitig informiert werden sollten, damit sie sich den Tag freihalten. Hier kann eine kleine Save-the-date-Karte sinnvoll sein. Die richtigen Einladungen können Sie dann immer noch später verschicken.
Thema für die Veranstaltung finden
Damit auch wirklich Gäste kommen, sollte hinter der Veranstaltung eine Absicht stehen. Sie können zum Beispiel ein Musik-Festival abhalten, um Bands und Songwritern aus der Region eine Bühne zu bieten, oder ein Charity-Event veranstalten und Spenden für einen guten Zweck sammeln. Wenn Sie die Veranstaltung unter einem bestimmten Thema ausrichten, können Sie noch gezielter planen.
Saisonabhängige Events wie ein Herbst- oder Winterfest kommen immer gut an. Doch auch speziellere Themen sind denkbar. So können Sie zum Beispiel eine 70er-Jahre-Party organisieren oder eine Hochzeit im Hippie-Stil feiern. Wenn der thematische Rahmen festgelegt ist, wissen Sie nach welcher Location Sie suchen müssen, welche Musik gespielt wird und wie die Verpflegung aussehen soll.
Gründliche Analyse der Zielgruppe
Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung kommt es darauf an, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen. Nur dann können Sie das Event entsprechend ausrichten. Überlegen Sie, ob Sie sehr junge Menschen ansprechen möchten, sich an umweltbewusste Besucher wenden oder ob Sie eher technikaffine Personen einladen. Dementsprechend können Sie zum Beispiel das Marketing für Ihr Event planen. Ist Ihre Zielgruppe lokal ansässig, kann Werbung über die Zeitung, Flyer oder Plakate sinnvoll sein. Deutschlandweit sowie lokal erreichen sie Menschen aber auch über die sozialen Medien.
Planung des Budgets
Die Kosten für ein Event können sich schnell aufsummieren. Deswegen sollten Sie auf keinen Fall einfach loslegen und den DJ, das Catering und den Veranstaltungsort ohne Plan buchen. Überlegen sie vorher, was Sie brauchen und wie viel Geld für die einzelnen Posten zur Verfügung stehen. Bei einer Veranstaltung müssen Sie mit Kosten für folgende Dinge rechnen:
- Veranstaltungsort
- Catering
- Service-Personal
- Dekoration
- Werbung
Denken Sie außerdem daran, dass Kosten für Druckerzeugnisse verschiedener Art anfallen können. Eventuell möchten Sie auf Ihrer Veranstaltung Menükarten auslegen. Vielleicht wollen Sie aber auch Eintrittskarten designen und drucken lassen. Darüber hinaus sollten Sie stets ein wenig Puffer für unvorhergesehene Kosten lassen. Informieren Sie sich außerdem bei allen Dienstleistern über die jeweiligen Stornobedingungen.
Den richtigen Veranstaltungsort finden
In Halle gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Locations, die für Veranstaltungen verschiedener Größe infrage kommen. Welche davon wirklich geeignet sind, finden Sie anhand folgender Check-Liste heraus:
- Bietet die Location ausreichend Platz für alle Gäste?
- Ist sie gut mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
- Gibt es ausreichend Parkplätze vor Ort?
- Passt der Veranstaltungsort zum Event?
- Liegt der Preis im Budget?
Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist es außerdem wichtig, dass sich in der Nähe ausreichend Hotels und Restaurants befinden. Gegebenenfalls können Sie die Veranstaltung auch direkt in einem Hotel oder einem Gasthof stattfinden lassen.
