Events planen: Worauf sollte man dabei achten?

Die aktuelle Corona-Krise hat auf die Wirtschaft immense Einflüsse. Wer jetzt ein Event organisieren will, muss die Ausbreitung von COVID-19 zum Hauptthema bei der Planung machen. Aber mit welchen Möglichkeiten kann man in Zeiten wie diesen auf ein Event aufmerksam machen und worauf muss bei der Wahl der Location geachtet werden? Was muss beachtet werden, damit die Veranstaltung erfolgreich wird?

Warum ist das Thema Events aufgrund der aktuellen Corona-Krise schwierig für viele Veranstalter und weshalb sollte man sich jetzt schon auf die Zeit danach freuen?

Generell begünstigen Menschenansammlungen immer die Verbreitung von Infektionskrankheiten. Derzeit hält das global umhergehende Coronavirus die Welt verstärkt in Atem. Um die Ausbreitung von COVID-19 weitestgehend einzuschränken, werden aktuell der Reihe nach nahezu alle internationalen Events abgesagt, die in der Regel eine hohe Besucherzahl zu verzeichnen haben. Aber auch die Planung eines kleineren Events auf nationaler Ebene gestaltet sich leider mehr als schwierig für die Veranstalter, denn diese stellen sich natürlich die Frage, ob sie derzeit überhaupt eine umfassende Eventplanung mit gutem Gewissen durchführen können und sollten. Sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus ethischer Sicht ist diese Entscheidung derzeit sicherlich keine leichte. Allerdings gilt Experten zufolge heute das gleiche, wie schon bei der Finanzkrise vor einigen Jahren: Nach der Krise ist vor dem Aufschwung. Schätzungen zufolge könnten sich die Besucherzahlen für Events nach der Pandemie deutlich erhöhen, sodass dann auch zahlreiche Veranstalter von dem neuen Aufschwung profitieren könnten.



Warum ist es wichtig, ein eigenes Event richtig und rechtzeitig zu planen?

Ein Event - egal ob klein oder groß - auf die Füße zu stellen, ist immer mit viel Zeitaufwand und Organisation verbunden. Neben der Ausarbeitung eines Marketingplans, einer umfassenden Kostenkalkulation und der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort muss unter Umständen noch ein Caterer organisiert werden und auch die Bereitstellung des nötigen Inventars gilt es selbstverständlich zu bedenken. Die Veranstaltungsorganisation gehört im Grunde zu den Königsdisziplinen bei der Organisation im Unternehmen. Vielleicht hängt von dem Erfolg einer Messe eine neue Produkteinführung ab oder das Programm des Kongresses bestimmt das Renommee der gesamten Firma. Wer ein Event von Anfang bis Ende auf die Beine stellen will, stellt sich einer sehr anspruchsvollen und kleinteiligen Aufgabe. Damit das Ganze nicht zu sehr an den Nerven der Beteiligten zehrt, sollte rechtzeitig mit der Planung begonnen werden. Eine umfassende und vor allem frühzeitige Kalkulation und Organisation ist essentiell für den Erfolg jeder Veranstaltung.

Worauf gilt es bei der Wahl der richtigen Location zu achten?

Derzeit untersagen nahezu alle Städte und Regionen in Deutschland aufgrund der Corona-Krise jegliche Veranstaltungen. Wird das gesellschaftliche Leben wieder schrittweise hochgefahren, ist damit zu rechnen, dass es bei der Event-Planung nach wie vor wichtige Grundregeln zu beachten gibt, um eine weitere Ausbreitung einzudämmen. Dazu gehört neben der Einhaltung wichtiger Hygieneregeln auch die Wahl einer passenden Location, denn vor allem im Hinblick auf die Größe sollten hier gewisse Standards bedacht werden, die derzeit dringend von der Bundesregierung empfohlen werden. Auch wenn Tagungen, Kongresse und andere Events vom Inhalt leben, ist der Veranstaltungsort essenziell für deren Erfolg. So sollte die Location nicht nur dem Geschmack der jeweiligen Zielgruppe entsprechen, sondern auch Platz für alles bieten, was auf dem Programm stehen soll. Werden Parkplätze benötigt und ist Platz für ein Buffet, die Bühne oder die Veranstaltungstechnik vorhanden? Im Idealfall findet das geplante Event an einem Ort statt, der alles bietet, was nötig ist für einen erfolgversprechenden (Firmen-)Auftritt.
 



Teil 3

Welche Möglichkeiten gibt es, um auf ein Event aufmerksam zu machen?

Um ein Event erfolgreich zu promoten, bieten Social-Media-Kanäle vielversprechende Mittel. Beliebte Kanäle wie etwa Twitter, Facebook, Instagram und dergleichen können hervorragend für die eigene Promotion genutzt werden, um so eine anstehende Veranstaltung bekannt zu machen. Als vielversprechend erweisen sich auch immer wieder Kartenverlosungen, denn die Besucher werden so animiert, an dem Event teilzunehmen. Für eine direkte Ansprache der Kunden, die zu dem Event geladen werden sollen, kann auch gut auf E-Mail-Einladungen zurückgegriffen werden, denn digitalisierte Einladungen können heutzutage sehr vielversprechend und zielführend sein. Bei der Vermarktung eines Events kann neben dem Internet auch auf klassische Flyer und Plakate gesetzt werden, denn diese altbewährte Methode zieht nach wie vor zahlreiche Besucher an. Nicht zuletzt können auch Informationsstände in der Fußgängerzone oder lokale und überregionale Zeitungen die wichtigsten Informationen zu einem anstehenden Event vermitteln.

Worauf kommt es bei einem Event an, damit dieses zu einem Erfolg wird?

Bei der Eventorganisation ist ein gut durchdachtes Konzept das A und O, denn es kann den Verantwortlichen nicht nur beim Zeitmanagement helfen, sondern es verschafft dem Veranstalter auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. Es ist wichtig, dass sich das Event auf ein Thema fokussiert, denn so wird den Teilnehmern deutlich gezeigt, in welchen konkreten Dingen sich die Veranstaltung von den Mitbewerbern abhebt. Zudem ist der Kostenfaktor ein ganz entscheidender Punkt bei der Veranstaltungsorganisation. Im Idealfall sollte direkt zu Beginn ein maximales Budget festgelegt werden, damit der finanzielle Rahmen nicht gesprengt wird. Der erwartete Gewinn sollte möglichst realitätsnah kalkuliert werden, denn so lassen sich auch Sparpotenziale aufdecken. Um den Gewinn zu maximieren, stehen verschiedene Maßnahmen und Möglichkeiten zur Verfügung. So ist eine deutliche Kostenreduzierung bereits bei der Erstellung des Marketingplans erzielbar, indem Veranstalter z.B. Flyer selber drucken und somit Kosten sparen.

Schlusskommentar…

Die Corona-Krise stellt die Welt vor völlig neue Herausforderungen - sowohl beruflich als auch privat. Wer während der aktuellen Lage ein Event auf die Beine stellt, muss sich zahlreichen ethische und rechtlichen Aspekten auseinandersetzen. Damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, ist ein rechtzeitiger Planungsbeginn mindestens genauso wichtig, wie eine realitätsnahe Kostenkalkulation.